A organização e controle de documentos fiscais é muito importante para a gestão de uma transportadora. Isso porque a gestão eficiente da documentação gerada pela sua empresa pode trazer informações importantes sobre o seu negócio, poupar tempo e ainda evitar problemas com a Receita.
Apesar dos diversos benefícios que o controle de documentos fiscais traz para uma empresa, muitas vezes não é dada a devida importância e a organização das notas é deixado de lado.
Não importa se você trabalha como autônomo ou possui uma frota com vários veículos. O controle de documentos fiscais é uma maneira de profissionalizar a sua empresa e fazer com que ela cresça e se desenvolva.
Neste artigo, você vai entender os benefícios do controle de documentos fiscais e aprender algumas dicas para tornar esta organização uma rotina dentro da sua empresa.
Por que fazer o controle de documentos fiscais?
Muitas vezes, o profissional autônomo está tão envolvido com as rotinas do transporte de carga, logística e com o próprio caminhão, que deixa de lado o controle de documentos fiscais.
Porém, quem busca crescimento e profissionalização precisa se envolver com as atividades burocráticas que envolvem o controle de documento fiscais. Afinal, o primeiro passo para o desenvolvimento de um negócio é a organização financeira e tributária.
Afinal de contas, todos os dias, uma transportadora gera e recebe inúmeros documentos fiscais que precisam ser organizados – desde conhecimentos de transporte, notas fiscais, manifestos de carga, comprovantes de entrega, cupons fiscais relativos à abastecimento, manutenções, alimentação, entre outros.
Tudo isso precisa ser organizado e armazenado para que a empresa possa realizar um bom planejamento financeiro e tributário. Abaixo, listamos alguns dos benefícios do controle de documentos fiscais.
Controle financeiro
A organização de documentos fiscais permite melhorar o controle financeiro do seu negócio. Com um processo de arquivamento e de lançamento de entradas e saídas de dinheiro, é possível organizar o fluxo de caixa da sua empresa.
Dessa forma, você pode saber com certeza quais foram os custos em determinado mês, quanto foi o faturamento da empresa e qual o lucro do negócio. Assim, é possível planejar investimentos com maior assertividade.
Redução de impostos
É inegável que a carga tributária no setor do transporte é muito alta, portanto, um bom planejamento tributário auxilia na redução dos impostos. Para isso, é importante contar com o apoio de um profissional da contabilidade e ter uma boa organização dos documentos fiscais da sua empresa.
Evita multas e dores de cabeça
A organização de documentos fiscais pode auxiliar a sua empresa a evitar problemas com o Fisco. Afinal de contas, a legislação diz que é obrigação das empresas manter o arquivo dos documentos fiscais emitidos e recebidos por um prazo de cinco anos.
Como fazer um controle de documentos fiscais?
Como dito anteriormente, o controle de documentos fiscais oferece muitos benefícios para a empresa. Portanto, a rotina de uma empresa de transporte não envolve apenas assuntos relacionados ao veículo e à estrada.
A organização é a chave para o controle de notas fiscais. Abaixo, confira algumas dicas para organizar os documentos fiscais da sua empresa.
Rotinas e processos
Antes de mais nada, é preciso estabelecer rotinas e processos bem definidos, tanto para a emissão, quanto para o recebimento de documentos fiscais. Portanto, defina quem será a pessoa responsável por esta tarefa e estabeleça um padrão para que nenhuma nota seja esquecida ou perdida.
Armazenamento
É muito importante manter as notas armazenadas eletronicamente, em um computador ou na nuvem. Isso porque, em caso de fiscalização, serão cobrados os documentos eletrônicos das notas fiscais.
Caso você utilize um computador para o armazenamento dos documentos, é importante criar um padrão para não se perder. Organize as notas por categorias como emitidas e recebidas. Além disso, separe em pastas por ano, cliente e tipo de carga.
Para as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da sua empresa, é possível contar com um sistema que busca e armazena automaticamente. Com o ColetaXML, por exemplo, é possível realizar este procedimento sem preocupações.
Sistema de emissão de documentos
Um sistema para emissão de documentos fiscais facilita e mantém armazenados os Conhecimentos de Transporte e Manifestos de Carga emitidos pela sua empresa. Com isso, você tem maior tranquilidade e segurança no controle dos documentos fiscais gerados pelo seu negócio.
Com o EmitaCT-e, por exemplo, você realiza a emissão de todos os documentos necessários para o transporte de carga de maneira simples, rápida e prática. Clique aqui e solicite uma demonstração gratuita.
